Cas d’usage · Recherche documentaire
Retrouver la bonne information dans vos documents, avec ses sources.
Un assistant documentaire (technique dite RAG) recherche uniquement dans vos documents autorisés, cite les passages trouvés et construit sa réponse à partir d’eux. Il ne répond pas de mémoire et ne devine pas.
- Vos documents
- Question
- Réponse avec sources
- Sources
- Procédures, contrats types, fiches produits, documentation technique.
- Réponses
- Toujours accompagnées des passages cités.
- Déploiement
- Cloud, cloud privé ou entièrement local.
Le principe
Chercher dans vos documents, pas dans une mémoire générale.
Un assistant généraliste répond avec ce qu’il a appris pendant son entraînement et peut inventer un détail avec assurance. Un assistant documentaire va chercher dans un ensemble défini de documents, retrouve les passages pertinents et ne répond qu’à partir de ce qu’il a trouvé.
Si rien de pertinent n’existe dans les sources autorisées, la bonne réponse est « je ne trouve pas cette information », pas une réponse inventée.
Fonctionnement
Quatre étapes vérifiables.
- 01
Question
Un collaborateur pose une question en langage courant, par exemple : quelle est notre procédure de remboursement pour un client professionnel ?
- 02
Recherche dans les sources autorisées
Le système cherche uniquement dans les documents que vous avez explicitement inclus, pas sur internet ni dans d’autres dossiers.
- 03
Réponse avec citations
La réponse est construite à partir des passages retrouvés, avec un renvoi vers le document et l’emplacement exacts.
- 04
Validation humaine
Pour un usage sensible, comme une réponse à un client ou une question contractuelle, une personne relit la réponse et ses sources avant diffusion.
Permissions et sources
L’assistant ne voit que ce qu’il a le droit de voir.
Le périmètre documentaire et les droits d’accès sont définis avant la mise en service, jamais laissés par défaut.
| Élément | Ce qui est défini | Pourquoi |
|---|---|---|
| Sources incluses | Liste explicite de dossiers, wikis ou bases documentaires | Éviter qu’un document sensible ou obsolète soit indexé par erreur |
| Droits d’accès | Un utilisateur ne récupère que les passages qu’il est autorisé à consulter | Respecter les cloisonnements internes existants : RH, finance, clients |
| Mise à jour | Réindexation planifiée ou déclenchée après modification d’une source | Ne pas répondre avec une version périmée d’une procédure |
| Journal | Historique des questions posées et des sources citées | Permettre un contrôle a posteriori |
Questions fréquentes
Assistant documentaire, sans raccourci.
L’assistant peut-il inventer une réponse ?
Le risque existe avec tout système fondé sur un modèle de langage. Il est fortement réduit par la citation systématique des sources : la réponse est vérifiable en un clic, et l’absence de passage pertinent doit se traduire par « je ne trouve pas ».
Faut-il indexer tous nos documents dès le départ ?
Non. Nous recommandons de démarrer sur un périmètre limité et stable, comme une procédure ou une base produit, de vérifier la qualité des réponses, puis d’élargir progressivement.
Les droits d’accès sont-ils respectés ?
Oui. Les droits existants, par équipe ou par rôle, sont appliqués au niveau de la recherche, pas seulement au niveau de l’interface.
Est-ce conforme à la LPD ou au RGPD ?
Aucune architecture n’est conforme par défaut : la conformité dépend des données traitées, de l’hébergement et de l’usage. Le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) rappelle que la LPD s’applique directement aux traitements fondés sur l’IA. Nous cadrons ces points avec vous.
Peut-on tout garder en local ?
Oui, avec une architecture d’IA privée : modèle, index et documents restent sur une infrastructure que vous contrôlez.
Recherche documentaire
Une information que votre équipe cherche trop souvent ?
Indiquez-nous où elle se trouve aujourd’hui. Nous vous proposerons un premier périmètre documentaire testable.