Automatisation des processus
Les tâches répétitives prises en charge, sans transformer toute l’entreprise.
Nous cartographions les tâches manuelles, les outils et les exceptions, puis nous construisons des workflows fiables autour de votre façon de travailler. Une validation humaine reste en place dès que la situation sort du cadre prévu.
- Formulaire
- Facture PDF
- ERP mis à jour
- Tâche terminée
- Typique
- Commandes, factures, relances, dossiers, reporting.
- Délai
- Un premier périmètre ciblé en 1 à 3 semaines, à titre indicatif.
- Budget
- Sur devis, après un premier échange.
Ce que nous automatisons
Connecter vos outils et supprimer la ressaisie.
Automatiser un processus, ce n’est pas installer un logiciel miracle. C’est identifier une tâche répétitive aux règles claires, puis construire un workflow qui la fait à votre place, avec les contrôles nécessaires.
E-mails et pièces jointes
Lecture, classement et transmission des messages et documents entrants vers le bon outil ou la bonne personne.
Devis, commandes, factures
Préparation à partir des demandes reçues, contrôle des montants, création dans l’ERP ou la comptabilité.
CRM, ERP et Excel
Les informations dispersées sont consolidées au bon endroit, sans ressaisie manuelle.
Relances et échéances
Dossiers en attente, documents manquants, contrats à renouveler : détectés et relancés à temps.
Reporting
Tableaux et rapports périodiques produits automatiquement à partir de vos sources.
Validations internes
Circuits d’approbation clairs : qui valide quoi, à partir de quel seuil, avec une trace de chaque décision.
Anatomie d’un workflow
Chaque étape a un rôle précis.
Un workflow fiable sépare ce qui est calculé, ce qui est interprété et ce qui est décidé. Les erreurs sont prévues, pas subies.
- 01PlanificationChaque matin, les dossiers en attente depuis plus de sept jours sont listés.Code
- 02ContrôlesPièce reçue entre-temps, client en litige, relance déjà envoyée : le dossier est écarté si nécessaire.Code
- 03RédactionUne relance personnalisée est préparée à partir du dossier.IA
- 04ValidationLes relances de clients sensibles sont relues avant envoi.Humain
- 05Envoi et suiviLa relance part une seule fois ; la date est enregistrée dans le dossier.Code
- 06JournalChaque relance et chaque décision restent consultables.Audit
Avec ou sans IA
Et quand il faut de l’IA.
Les règles classiques fonctionnent bien quand les informations arrivent toujours dans le même format : le même formulaire, le même fichier, les mêmes colonnes.
Quand les e-mails sont rédigés librement ou que chaque PDF est différent, une règle fixe ne suffit plus. L’IA lit alors le message ou le document, comprend ce qu’il demande et en extrait les informations utiles : client, articles, quantités, dates. Elle prépare ensuite la saisie dans votre logiciel. Une personne valide les actions importantes.
- 01E-mail reçu« Bonjour, je voudrais 20 pièces comme la dernière fois, livrées jeudi. »Code
- 02LectureLe message est reconnu comme une commande : 20 pièces, livraison jeudi.IA
- 03PréparationLa saisie de la commande est préparée dans le logiciel.Code
- 04ValidationUn employé vérifie et clique sur « Valider ».Humain
Que faut-il automatiser ?
Pas tout : ce qui est répétitif, stable et aux règles claires.
| Critère | Bon candidat | Mauvais candidat |
|---|---|---|
| Fréquence | Tâche répétée plusieurs fois par semaine | Tâche ponctuelle ou rare |
| Stabilité | Processus qui change rarement | Processus encore en train d’évoluer |
| Décision | Règles claires ou vérifiables | Jugement métier complexe à chaque cas |
| Impact d’une erreur | Erreur détectable et corrigeable | Erreur critique sans filet de sécurité |
Exemples
Des automatisations fréquentes dans les PME.
Exemples de capacités, pas des références clients.
Devis à partir d’un e-mail
Une demande arrive par e-mail, les informations sont extraites, un devis est préparé dans votre outil et une personne le valide avant envoi.
Rapprochement de factures
Une facture reçue est comparée au bon de commande correspondant ; les écarts sont signalés plutôt que validés automatiquement.
Mise à jour du CRM
Les informations client dispersées entre e-mails et formulaires sont consolidées dans le CRM, sans ressaisie.
Relance de dossiers
Les dossiers en attente depuis un certain délai sont identifiés et remontés à la bonne personne.
Quelles tâches peut-on automatiser dans une PME ?
Les tâches répétitives et bien définies : commandes et devis, factures fournisseurs, relances, dossiers, reporting, circuits de validation, échanges entre ERP, CRM et messagerie. Le premier échange sert à vérifier si une tâche vaut la peine d’être automatisée.
Faut-il forcément de l’IA pour automatiser ?
Non. Un workflow fondé sur des règles suffit quand la tâche est stable ; l’IA est utile quand il faut lire des e-mails ou des documents rédigés librement. Dans les deux cas, une personne valide les actions importantes.
Faut-il changer d’ERP ou de CRM pour automatiser ?
Non, dans la grande majorité des cas. L’automatisation se connecte à vos outils existants par API, base de données, fichiers ou middleware, selon ce qu’ils autorisent.
Combien de temps faut-il ?
Un premier périmètre ciblé se met en place en 1 à 3 semaines, à titre indicatif. Un projet avec plusieurs intégrations demande davantage. Le planning est fixé après l’analyse.
L’automatisation remplace-t-elle un poste ?
Notre approche retire les tâches répétitives d’un poste ; elle ne le remplace pas. Les décisions et les exceptions restent gérées par une personne.
Que se passe-t-il en cas d’erreur du système ?
Les cas incertains sont mis en attente de validation plutôt que traités automatiquement. Les erreurs techniques déclenchent une alerte, et chaque action est journalisée pour un contrôle a posteriori.
Automatisation
Une tâche répétitive à nous montrer ?
Décrivez-la étape par étape. Nous vous disons si elle vaut la peine d’être automatisée, et comment.