Cazuri de utilizare — Documente
Scoaterea documentelor din grămada de reintroducere manuală.
Automatizarea documentară primește un fișier, îl clasifică, extrage datele utile și le transmite sistemului dumneavoastră de business, cu validare umană pentru cazurile incerte. Scopul nu este eliminarea omului, ci eliminarea reintroducerii repetitive a datelor.
- Factură PDF
- Dosar
- Câmpuri extrase
- Diferență semnalată
- Documente
- Facturi, comenzi de achiziție, formulare, contracte, atașamente.
- Canale
- E-mail, încărcare de fișiere, dosar partajat, scanare.
- Destinație
- ERP, contabilitate, CRM, GED sau foi de calcul.
Fluxul
Cinci etape, nu o cutie neagră.
- 01
Recepție
Documentul sosește prin e-mail, depunere de fișier sau scanare, pe canalul pe care îl folosiți deja. Originalul este păstrat ca atare.
- 02
Clasificare
Sistemul identifică tipul documentului: factură, comandă, formular, contract.
- 03
Extragere
Câmpurile utile (sumă, dată, referință, date de contact) sunt extrase și structurate, cu un nivel de încredere pentru fiecare câmp.
- 04
Validare
Cazurile clare avansează; cele incerte sau incomplete sunt supuse unei persoane, cu documentul alături de datele extrase.
- 05
Integrare
Datele validate sunt transmise sistemului dumneavoastră de business, o singură dată, cu urma fiecărei etape.
Abordarea VELLORNE
Pragul de încredere este stabilit împreună cu dumneavoastră.
Un document extras greșit care ajunge direct în ERP costă mai mult decât o reintroducere manuală. Sistemul transmite cazul unei persoane de îndată ce încrederea este insuficientă, în loc să forțeze o automatizare 100 %.
- Un câmp lipsă rămâne lipsă, nu este niciodată ghicit.
- Sumele și referințele sunt verificate prin reguli.
- Dublurile sunt detectate înainte de integrare.
Tipuri de documente
Ce tratăm cel mai des.
Facturi
Furnizori și clienți: reconcilierea cu comenzile, detectarea diferențelor.
Comenzi și oferte
Articole, cantități, termene și condiții, gata de preluat în ERP.
Dosare și formulare
Verificarea completitudinii și urmărirea documentelor lipsă.
Atașamente
Sortarea automată a documentelor primite prin e-mail în dosarul corect.
Întrebări frecvente
Automatizare documentară, fără promisiunea de 100 %.
Trebuie să schimbăm ERP-ul sau CRM-ul?
Nu. Automatizarea se conectează la ceea ce utilizați deja, prin API, bază de date, fișiere sau middleware, în funcție de ce permite software-ul dumneavoastră.
Ce se întâmplă dacă extracția greșește?
Cazurile cu încredere scăzută sunt puse în așteptarea validării, în loc să fie transmise. Pragul este stabilit împreună cu dumneavoastră, în funcție de criticitatea documentului.
Putem ști cine ce a validat?
Da. Un jurnal urmărește recepția, extragerea, validarea și trimiterea către sistemul de business.
De la ce volum devine rentabil?
Depinde de timpul consumat astăzi și de regularitatea volumului. Preferăm să începem pe un perimetru limitat și să măsurăm, în loc să anunțăm un prag generic.
Documente
Un tip de document care revine în fiecare săptămână?
Arătați-ne câteva exemple anonimizate: vă vom spune ce este automatizabil și cu ce nivel de control.