Anwendungsfall · Dokumente
Dokumente aus dem Stapel der Doppelerfassung holen.
Die Dokumentenautomatisierung nimmt eine Datei entgegen, ordnet sie ein, extrahiert die relevanten Daten und übergibt sie an Ihr Fachsystem – mit menschlicher Prüfung bei unsicheren Fällen. Ziel ist nicht, den Menschen zu ersetzen, sondern die repetitive Doppelerfassung.
- PDF-Rechnung
- Dossier
- Extrahierte Felder
- Abweichung gemeldet
- Dokumente
- Rechnungen, Bestellungen, Formulare, Verträge, Anhänge.
- Kanäle
- E-Mail, Datei-Upload, freigegebener Ordner, Scan.
- Ziel
- ERP, Buchhaltung, CRM, DMS oder Tabellenkalkulation.
Der Ablauf
Fünf Schritte, keine Blackbox.
- 01
Eingang
Das Dokument trifft per E-Mail, Datei-Upload oder Scan ein, über den Kanal, den Sie bereits nutzen. Das Original wird unverändert aufbewahrt.
- 02
Klassifizierung
Das System erkennt die Dokumentart: Rechnung, Bestellung, Formular, Vertrag.
- 03
Extraktion
Die relevanten Felder (Betrag, Datum, Referenz, Kontaktdaten) werden extrahiert und strukturiert, mit einem Konfidenzwert pro Feld.
- 04
Validierung
Eindeutige Fälle laufen weiter; unsichere oder unvollständige Fälle werden einer Person vorgelegt, mit dem Dokument neben den extrahierten Daten.
- 05
Integration
Die freigegebenen Daten werden einmal an Ihr Fachsystem übergeben, mit einer Spur jedes Schritts.
VELLORNE-Ansatz
Der Konfidenzschwellenwert wird mit Ihnen festgelegt.
Ein falsch extrahiertes Dokument, das direkt ins ERP gelangt, kostet mehr als eine manuelle Erfassung. Das System übergibt den Fall an eine Person, sobald die Konfidenz nicht ausreicht, statt eine 100-%-Automatisierung zu erzwingen.
- Ein fehlendes Feld bleibt leer, es wird nie erraten.
- Beträge und Referenzen werden durch Regeln geprüft.
- Duplikate werden vor der Übernahme erkannt.
Dokumentarten
Was wir am häufigsten verarbeiten.
Rechnungen
Lieferanten und Kunden: Abgleich mit den Bestellungen, Erkennung von Abweichungen.
Bestellungen und Offerten
Artikel, Mengen, Termine und Konditionen, bereit zur Übernahme ins ERP.
Dossiers und Formulare
Vollständigkeitsprüfung und Nachforderung fehlender Unterlagen.
Anhänge
Automatische Ablage der per E-Mail erhaltenen Dokumente im richtigen Dossier.
Häufige Fragen
Dokumentenautomatisierung, ohne 100-%-Versprechen.
Muss man das ERP oder CRM wechseln?
Nein. Die Automatisierung wird an das angebunden, was Sie bereits nutzen – per API, Datenbank, Dateien oder Middleware, je nachdem, was Ihre Software zulässt.
Was passiert, wenn die Extraktion falsch ist?
Fälle mit niedriger Konfidenz werden zur Freigabe zurückgehalten, statt weitergegeben zu werden. Der Schwellenwert wird mit Ihnen je nach Kritikalität des Dokuments festgelegt.
Lässt sich nachvollziehen, wer was freigegeben hat?
Ja. Ein Protokoll erfasst Eingang, Extraktion, Freigabe und Übergabe an das Fachsystem.
Ab welchem Volumen lohnt es sich?
Das hängt vom heutigen Zeitaufwand und von der Regelmässigkeit des Volumens ab. Wir beginnen lieber mit einem begrenzten Umfang und messen, statt einen pauschalen Schwellenwert zu nennen.
Dokumente
Eine Dokumentart, die jede Woche anfällt?
Zeigen Sie uns einige anonymisierte Beispiele: Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt und mit welchem Mass an Kontrolle.