Anwendungsfall · E-Mails
Ein sortiertes gemeinsames Postfach, ohne dafür den Vormittag zu verlieren.
Die Automatisierung liest eingehende Nachrichten, erkennt ihre Art, prüft, was fehlt, weist sie der zuständigen Person zu und bereitet eine Antwort vor. Bei Themen, die es erfordern, geht keine Antwort ohne Freigabe hinaus.
- Gemeinsames Postfach
- Anfrage klassifiziert
- Antwort vorbereitet
- Postfächer
- Support, Verkauf, Bestellungen, Administration.
- E-Mail-Systeme
- Microsoft 365, Google Workspace, Infomaniak oder jeder IMAP-Server.
- Kontrolle
- Vorbereitete Antworten, vor dem Versand freigegeben.
Der Ablauf
Von der eingegangenen E-Mail zur freigegebenen Antwort.
- 01
Verstehen
Die Nachricht wird gelesen und zusammengefasst: Anfrage, Reklamation, Frage, Erinnerung oder unerwünschte Nachricht.
- 02
Einordnung und Priorität
Die Nachricht wird nach ihrer tatsächlichen Dringlichkeit eingeordnet, nicht nur nach ihrem Eingangsdatum.
- 03
Fehlende Angaben
Das System zeigt an, was für die Bearbeitung der Anfrage nötig wäre: Referenz, Anhang, Präzisierung.
- 04
Zuweisung und vorbereitete Antwort
Die Nachricht geht an die zuständige Person, mit einem Antwortentwurf, der vor dem Versand freizugeben ist.
Was beim Menschen bleibt
Die Freigabe vor dem Versand ist die Standardregel.
Für eine Standardantwort mit geringer Tragweite, etwa eine Eingangsbestätigung oder eine bereits öffentliche Information, kann mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung ein automatischer Versand aktiviert werden. Bei einer Verhandlung, einer Reklamation oder einem vertraglichen Thema wird die Antwort vorbereitet, nie selbstständig versendet.
Anwendungsfälle
Wo die Zeitersparnis am deutlichsten ist.
Support und Kundendienst
Wiederkehrende Fragen, Bestellverfolgung, weiterzuleitende Reklamationen.
Offertanfragen
Extraktion der Anforderungen und Vorbereitung der Offerte in Ihrem Tool.
Verkaufspostfach
Hohes Volumen, Qualifizierung der Anfragen, Weiterleitung nach Region oder Produkt.
Nachfassen und Nachverfolgung
Automatische Zuordnung zum richtigen Dossier und Erinnerung an Fristen.
Häufige Fragen
E-Mail-Automatisierung, ohne riskante automatische Antworten.
Antwortet die KI direkt dem Kunden?
Standardmässig nicht: Die Antwort wird vorbereitet und dann von einer Person freigegeben. Ein automatischer Versand kann nur für einfache Fälle mit geringer Tragweite aktiviert werden, mit Ihrer Zustimmung.
Was passiert, wenn die Nachricht unklar ist?
Sie wird einer Person zugewiesen, mit einer Zusammenfassung und den erkannten fehlenden Angaben, statt blind verarbeitet zu werden.
Funktioniert das mit unserem aktuellen E-Mail-System?
Ja, sobald es einen programmatischen Zugriff per API oder über ein Standardprotokoll erlaubt, was bei den gängigen geschäftlichen E-Mail-Systemen der Fall ist.
Können Nachrichten automatisch gelöscht werden?
Nein, ausser es wurde ausdrücklich eine Regel mit Ihnen vereinbart. Das System ordnet ein und archiviert nach Ihren Regeln; es löscht nichts aus eigenem Antrieb.
E-Mails
Ein überlaufendes gemeinsames Postfach?
Nennen Sie uns das Volumen und die Arten eingehender Nachrichten. Wir schlagen Ihnen einen realistischen ersten Umfang vor.