Prozessautomatisierung
Repetitive Aufgaben übernommen, ohne das ganze Unternehmen umzukrempeln.
Wir erfassen die manuellen Aufgaben, Tools und Ausnahmen und bauen dann zuverlässige Workflows rund um Ihre Arbeitsweise. Eine menschliche Freigabe bleibt bestehen, sobald eine Situation den vorgesehenen Rahmen verlässt.
- Formular
- PDF-Rechnung
- ERP aktualisiert
- Aufgabe erledigt
- Typisch
- Bestellungen, Rechnungen, Mahnungen, Dossiers, Reporting.
- Zeitrahmen
- Ein erster, gezielter Umfang in 1 bis 3 Wochen, als Richtwert.
- Budget
- Auf Anfrage, nach einem ersten Gespräch.
Was wir automatisieren
Ihre Tools verbinden und Doppelerfassung beseitigen.
Einen Prozess automatisieren heisst nicht, eine Wundersoftware zu installieren. Es heisst, eine repetitive Aufgabe mit klaren Regeln zu identifizieren und dann einen Workflow zu bauen, der sie für Sie erledigt – mit den nötigen Kontrollen.
E-Mails und Anhänge
Lesen, Einordnen und Weiterleiten eingehender Nachrichten und Dokumente an das richtige Tool oder die richtige Person.
Offerten, Bestellungen, Rechnungen
Vorbereitung auf Basis eingegangener Anfragen, Prüfung der Beträge, Erfassung im ERP oder in der Buchhaltung.
CRM, ERP und Excel
Verstreute Informationen werden am richtigen Ort zusammengeführt, ohne manuelle Doppelerfassung.
Nachfassen und Fristen
Offene Dossiers, fehlende Dokumente, zu erneuernde Verträge: rechtzeitig erkannt und nachgefasst.
Reporting
Periodische Tabellen und Berichte, automatisch aus Ihren Quellen erstellt.
Interne Freigaben
Klare Genehmigungswege: wer was ab welchem Schwellenwert freigibt, mit einer Spur jeder Entscheidung.
Anatomie eines Workflows
Jeder Schritt hat eine klare Aufgabe.
Ein zuverlässiger Workflow trennt, was berechnet, was interpretiert und was entschieden wird. Fehler sind eingeplant, nicht dem Zufall überlassen.
- 01PlanungJeden Morgen werden die Dossiers aufgelistet, die seit mehr als sieben Tagen offen sind.Code
- 02PrüfungenUnterlage inzwischen eingegangen, Kunde im Streitfall, Erinnerung bereits verschickt: Das Dossier wird bei Bedarf ausgeschlossen.Code
- 03VerfassenEine persönliche Erinnerung wird auf Basis des Dossiers vorbereitet.KI
- 04ValidierungErinnerungen an sensible Kunden werden vor dem Versand geprüft.Mensch
- 05Versand und NachverfolgungDie Erinnerung geht nur einmal hinaus; das Datum wird im Dossier vermerkt.Code
- 06ProtokollJede Erinnerung und jede Entscheidung bleibt einsehbar.Audit
Mit oder ohne KI
Und wenn es KI braucht.
Klassische Regeln funktionieren gut, wenn Informationen immer im selben Format ankommen: dasselbe Formular, dieselbe Datei, dieselben Spalten.
Sind E-Mails frei formuliert oder ist jedes PDF anders, reicht eine feste Regel nicht mehr. Dann liest die KI die Nachricht oder das Dokument, versteht, worum es geht, und übernimmt die nützlichen Informationen: Kunde, Artikel, Mengen, Daten. Anschliessend bereitet sie die Erfassung in Ihrer Software vor. Wichtige Aktionen gibt eine Person frei.
- 01E-Mail eingegangen«Guten Tag, ich hätte gerne 20 Stück wie beim letzten Mal, Lieferung am Donnerstag.»Code
- 02LesenDie Nachricht wird als Bestellung erkannt: 20 Stück, Lieferung am Donnerstag.KI
- 03VorbereitungDie Erfassung der Bestellung wird in der Software vorbereitet.Code
- 04ValidierungEine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter prüft und klickt auf «Freigeben».Mensch
Was sollte man automatisieren?
Nicht alles: was repetitiv, stabil und klar geregelt ist.
| Kriterium | Guter Kandidat | Schlechter Kandidat |
|---|---|---|
| Häufigkeit | Aufgabe, die mehrmals pro Woche anfällt | Einmalige oder seltene Aufgabe |
| Stabilität | Prozess, der sich selten ändert | Prozess, der sich noch entwickelt |
| Entscheidung | Klare oder überprüfbare Regeln | Komplexes fachliches Urteil in jedem Einzelfall |
| Auswirkung eines Fehlers | Fehler erkennbar und korrigierbar | Kritischer Fehler ohne Sicherheitsnetz |
Beispiele
Häufige Automatisierungen in KMU.
Beispiele für Möglichkeiten, keine Kundenreferenzen.
Offerte aus einer E-Mail
Eine Anfrage trifft per E-Mail ein, die Angaben werden extrahiert, eine Offerte wird in Ihrem Tool vorbereitet und von einer Person vor dem Versand freigegeben.
Rechnungsabgleich
Eine eingegangene Rechnung wird mit der zugehörigen Bestellung verglichen; Abweichungen werden gemeldet statt automatisch freigegeben.
CRM-Aktualisierung
Kundeninformationen, die über E-Mails und Formulare verstreut sind, werden im CRM zusammengeführt, ohne Doppelerfassung.
Nachfassen bei Dossiers
Dossiers, die seit einer bestimmten Frist offen sind, werden erkannt und an die zuständige Person gemeldet.
Welche Aufgaben kann ein KMU automatisieren?
Wiederkehrende, klar definierte Aufgaben: Bestellungen und Offerten, Lieferantenrechnungen, Mahnungen, Dossiers, Reporting, Freigabeprozesse, Austausch zwischen ERP, CRM und E-Mail. Im Erstkontakt prüfen wir, ob sich die Automatisierung einer Aufgabe lohnt.
Braucht es für Automatisierung immer KI?
Nein. Ein regelbasierter Workflow genügt, wenn die Aufgabe stabil ist; KI ist nützlich, wenn frei formulierte E-Mails oder Dokumente gelesen werden müssen. In beiden Fällen gibt eine Person die wichtigen Aktionen frei.
Muss man für die Automatisierung das ERP oder CRM wechseln?
Nein, in den allermeisten Fällen nicht. Die Automatisierung wird per API, Datenbank, Dateien oder Middleware an Ihre bestehenden Tools angebunden, je nachdem, was diese zulassen.
Wie lange dauert es?
Ein erster, gezielter Umfang lässt sich in 1 bis 3 Wochen umsetzen, als Richtwert. Ein Projekt mit mehreren Integrationen braucht mehr Zeit. Der Zeitplan wird nach der Analyse festgelegt.
Ersetzt die Automatisierung eine Stelle?
Unser Ansatz nimmt einer Stelle die repetitiven Aufgaben ab; er ersetzt sie nicht. Entscheidungen und Ausnahmen bleiben bei einer Person.
Was passiert bei einem Fehler des Systems?
Unsichere Fälle werden zur Freigabe zurückgehalten, statt automatisch verarbeitet zu werden. Technische Fehler lösen einen Alarm aus, und jede Aktion wird für eine nachträgliche Kontrolle protokolliert.
Automatisierung
Eine repetitive Aufgabe, die Sie uns zeigen möchten?
Beschreiben Sie sie Schritt für Schritt. Wir sagen Ihnen, ob sich ihre Automatisierung lohnt und wie.